Cải thiện kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả, đơn giản mới 09/2022

Cải thiện kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả, đơn giản mới 09/2022

Thủ Thuật
Rate this post
Rate this post

Lập kế hoạch là một trong những kỹ năng mềm mà hầu hết những người thành công đều sỡ hữu. Bạn đã bao giờ thắc mắc tại sao những bản kế hoạch này lại được nhiều người xem trọng? Kỹ năng này mang lại cho bạn những gì trong cuộc sống, công việc hằng ngay? 

Hãy cùng Game Bài Đổi Thưởng.com tìm hiểu tầm quan trọng của Kỹ năng lập kế hoạch là gì? Cũng như những bước giúp thiết lập được một bản kế hoạch hoàn chỉnh năm 2022 để thành công hơn trong công việc. Cùng theo dõi ngay dưới đây nhé!

Lập kế hoạch

Lập kế hoạch
Lập kế hoạch

Như thế nào là lập kế hoạch?

Lập kế hoạch cá nhân là việc bạn liệt kê ra tất cả công việc cần làm trong một danh sách. Sắp xếp chúng theo trình tự thời gian, sự quan trọng, cấp thiết cần làm trước hay sau.

Ý nghĩa của việc lập kế hoạch

Lập kế hoạch cá nhân giúp bạn định lượng được những công việc cần làm, không bị bỏ sót. Cách lập kế hoạch giúp bạn tư duy hệ thống hơn về công việc bạn cần làm. Giúp bạn rút ngắn thời gian làm việc, sắp xếp khoảng trống để nghỉ ngơi. Đặc biệt giúp bạn luôn đúng hẹn và có khả năng xử lý các tình huống bất ngờ xảy ra.

Các bước lập kế hoạch

Các bước lập kế hoạch
Các bước lập kế hoạch

Xác định mục đích của việc lập kế hoạch làm việc

Kế hoạch làm việc được lập ra với nhiều lý do khác nhau. Xác định trước mục đích của việc lập kế hoạch giúp bạn lập kế hoạch tốt hơn. Cần lưu ý rằng hầu hết các kế hoạch làm việc chỉ áp dụng trong một khoảng thời gian nhất định (ví dụ 6 tháng hoặc 1 năm).

  • Nếu bạn đang đi làm, kế hoạch làm việc giúp quản lý của bạn biết bạn sẽ tham gia dự án nào trong một vài tháng tới. Nó thường được lập ngay sau buổi đánh giá thực hiện công việc hàng năm hoặc khi một đội bắt đầu những dự án lớn. Kế hoạch làm việc cũng có thể ra đời sau khi công ty tổ chức họp kế hoạch chiến lược vào đầu năm dương lịch hoặc năm tài chính mới
  • Trong môi trường học tập, kế hoạch làm việc có thể giúp sinh viên lên thời gian biểu cho một dự án lớn. Nó cũng giúp giáo viên chuẩn bị trước tài liệu của khóa học trong kỳ học tới.
  • Với những dự án cá nhân, kế hoạch làm việc sẽ giúp phác họa những gì bạn định làm, cách thức thực hiện và ngày dự kiến hoàn thành. Kế hoạch làm việc cá nhân, mặc dù không nhất thiết phải có, sẽ giúp theo dõi mục tiêu và tiến độ công việc.

Viết phần giới thiệu và thông tin chung của bản kế hoạch

Với một kế hoạch làm việc chuyên nghiệp, bạn cần có phần giới thiệu và thông tin chung. Phần này giúp quản lý hoặc giám đốc của bạn có cái nhìn tổng thể về dự án. Trong môi trường học tập, kế hoạch làm việc không cần có hai phần này.

Phần giới thiệu nên ngắn gọn và lôi cuốn. Hãy đề cập lý do bạn lập kế hoạch này với quản lý của bạn. Giới thiệu (những) dự án mà bạn sẽ tham gia trong thời gian này.

Phần thông tin chung cần làm nổi bật lý do bạn lập kế hoạch. Ví dụ, đưa ra những thông tin chi tiết hoặc phân tích báo cáo gần đây. Bạn thấy xuất hiện vấn đề gì hoặc bạn nhận được kiến nghị hoặc phản hồi gì cần xử lý trong các dự án trước đây.

Xác định mục đích và mục tiêu

Xác định mục đích và mục tiêu
Xác định mục đích và mục tiêu

Mục đích và mục tiêu có liên quan đến nhau vì chúng đều chỉ điều mà bạn mong muốn đạt được trong kế hoạch làm việc. Mặc dù vậy, chúng cũng có sự khác nhau; mục đích thì khái quát hơn, còn mục tiêu thì rõ ràng hơn.

  • Mục đích tập trung vào bức tranh tổng thể của dự án. Bạn có thể xác định mục đích bằng cách liệt kê những kết quả cuối cùng của dự án mà bạn mong muốn. Viết mục đích một cách rõ ràng; ví dụ như hoàn thành bản điều tra hoặc nghiên cứu nhiều hơn về công việc viết lách.
  • Mục tiêu cần cụ thể và rõ ràng. Nói cách khác, khi bạn hoàn thành một mục tiêu nào đó, bạn có thể gạch bỏ nó khỏi danh sách. Ví dụ, tìm người phóng vấn để hoàn thành bản điều tra là một mục tiêu tốt.
  • Nhiều kế hoạch công việc tách mục tiêu thành ngắn, trung và dài hạn nếu các mục tiêu này khác nhau. Ví dụ, mục tiêu ngắn hạn của công ty là tăng số người xem thêm 30% trong ba tháng rất khác với mục tiêu dài hạn là củng cố sự có mặt của thương hiệu trong các kênh truyền thông đại chúng trong năm tới.
  • Mục tiêu thường được viết ra dưới dạng chủ động và sử dụng động từ hành động với ý nghĩ rõ ràng (ví dụ “lên kế hoạch“, “viết“, “làm tăng” và “đo lường“) thay vì sử dụng động từ có ý nghĩa chung chung (ví dụ “kiểm tra“, “hiểu“, “biết“, vân vân).

Xây dựng kế hoạch làm việc thông qua những mục tiêu “SMART”

Xây dựng kế hoạch làm việc thông qua những mục tiêu "SMART"
Xây dựng kế hoạch làm việc thông qua những mục tiêu “SMART”

SMART là một cụm từ viết tắt trong tiếng anh chỉ các tiêu chí của một kế hoạch làm việc có kết quả rõ ràng và có thể thực hiện.

Cụ thể (Specific)

Những điều chúng ta sắp làm chính xác phục vụ ai? Nêu rõ nhóm dân số mà bạn sắp phục vụ và bất cứ hành động nào của bạn sẽ hướng đến việc hỗ trợ nhóm người này.

Có thể đo đạc (Measurable)

Nó có thể định lượng và chúng ta có thể đo lường được nó? Bạn có thể đếm được kết quả? Bạn lên kế hoạch để “sức khỏe ở Việt Nam sẽ tăng lên vào năm 2020?”. Hay bạn lên kế hoạch để “các trường hợp nhiễm HIV/AIDS ở trẻ sơ sinh Việt Nam sẽ giảm 20% vào năm 2020?”

Nhớ rằng một số liệu gốc cần được thiết lập với sự thay đổi số lượng. Nếu bạn không biết tỷ lệ mắc bệnh HIV/AIDS ở trẻ sơ sinh Việt Nam thì bạn sẽ không thể nói một cách chắc chắn rằng sẽ giảm 20% tỷ lệ này.

Có thể đạt được (Achievable)

  • Chúng ta có thể hoàn thành trong thời gian được giao với những nguồn lực mà chúng ta có? Chúng ta cần đưa ra mục tiêu mang tính thực tế với những rành buộc. Tăng doanh số 500% chỉ hợp lý nếu công ty của bạn nhỏ. Tăng doanh số 500% nếu bạn đã thống lĩnh thị trường là điều gần như không thể.
  • Trong một số trường hợp, bạn có thể cần sự tư vấn của chuyên gia hoặc nhà chức trách để biết liệu mục tiêu của bạn có thể đạt được không.

Liên quan đến mục đích (Relevant)

Mục tiêu có ảnh hưởng đến mục đích mong muốn hoặc chiến lược? Mặc dù việc đo chiều cao và cân nặng của học sinh cấp ba có thể quan trọng với việc khám sức khỏe tổng thể. Nhưng có trực tiếp dẫn đến thay đổi trong việc khám sức khỏe tinh thần? Bạn cần chắc chắn rằng mục tiêu và phương pháp thực hiện của bạn có mối liên hệ rõ ràng và trực quan.

Giới hạn về thời gian (Time bound)

Khi nào bạn hoàn thành mục tiêu và/hoặc khi nào chúng ta có thể biết chúng ta đã hoàn thành? Tuy việc này hơi khó một chút nhưng bạn cần nêu ra ngày kết thúc của dự án. Cần nêu rõ điều này, nếu không bạn có thể đạt được kết quả với việc hoàn thành tất cả các mục tiêu nhưng hoàn thành một cách hấp tấp và vội vã.

Liệt kê các nguồn lực của bạn

  • Liệt kê bất cứ thứ gì cần thiết để bạn đạt được mục đích và mục tiêu. Các nguồn lực sẽ khác nhau, tùy thuộc vào mục đích của kế hoạch làm việc.
  • Ở nơi làm việc, nguồn lực có thể bao gồm những điều như ngân sách tài chính, nhân sự, chuyên gia, văn phòng hoặc không gian và tài liệu. Nếu kế hoạch làm việc của bạn khá trang trọng, bạn nên đính kèm một bản ngân sách chi tiết ở phụ lục.
  • Trong môi trường học tập, nguồn lực có thể bao gồm quyền vào các thư viện khác nhau; tài liệu nghiên cứu như sách, báo và tạp chí; máy tính và quyền truy cập Internet; chuyên gia hoặc những ai khác có thể giúp bạn nếu bạn có bất cứ câu hỏi nào.

Xác định những ràng buộc

Xác định những ràng buộc
Xác định những ràng buộc

Ràng buộc là trở ngại có thể xuất hiện trên con đường làm việc để đạt mục đích và mục tiêu của bạn. Ví dụ, nếu bạn thực hiện bản điều tra cho trường học, bạn có thể thấy thời gian biểu của mình quá dày đặc. Điều này khiến bạn khó có thể điều tra và viết báo cáo một cách tốt nhất. Vì thế, thời gian biểu dày đặc sẽ là một ràng buộc và bạn cần cắt bỏ một vài việc trong kỳ học để hoàn thành kế hoạch một cách hiệu quả.

Ai chịu trách nhiệm? Phân công công việc là một nội dung rất quan trọng của một bản kế hoạch tốt. Ai chịu trách nhiệm hoàn thành từng công việc? Có thể là một nhóm cùng nhau hoàn thành một công việc (tùy theo nguồn lực) nhưng mỗi thành viên cần đáp ứng được yêu cầu để công việc hoàn thành đúng thời hạn.

Vạch ra chiến lược rõ ràng

  • Xem xét kế hoạch làm việc, quyết định cách sử dụng nguồn lực và cách vượt qua những ràng buộc để đạt mục đích và mục tiêu.
  • Liệt kê những bước hành động cụ thể. Xác định những việc cần làm hàng ngày hoặc hàng tuần để cuối cùng có thể hoàn thành mục tiêu. Cũng cần liệt kê những bước mà các thành viên khác trong nhóm cần làm. Bạn có thể cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý dự án hoặc lịch cá nhân để sắp xếp những công việc này.
  • Lên thời gian biểu. Bạn có thể lên một thời gian biểu thử, xem xét những sự việc bất ngờ có thể xảy ra, bạn cũng cần dành khoảng trống trong thời gian biểu để tránh bị chậm kế hoạch.

Vai trò của kỹ năng lập kế hoạch

Vai trò của kỹ năng lập kế hoạch
Vai trò của kỹ năng lập kế hoạch

Nêu ra mục tiêu, phương thức cần làm cho mục tiêu đó

Kỹ năng lập kế hoạch sẽ giúp bạn biết cách liệt kê ra các việc để làm, tự đặt ra mục tiêu để hoàn thành. Có phương hướng để bạn thực hiện kế hoạch đó theo đúng thời gian đã đề ra. Và bạn biết bạn phải làm như thế nào để đạt được nó.

Gắn mục tiêu với thời gian nhất định

Chúng ta lúc nào cũng có rất nhiều việc phải làm, mà một ngày chỉ có 24h. Bạn không thể làm việc suốt 24h mà không nghỉ ngơi, dành thời gian cho bản thân được. Chính vì vậy cách lập kế hoạch cá nhân sẽ giúp bạn định ra những công việc phải làm trong những khoảng thời gian nhất định. Để bạn có thời gian để nghỉ ngơi, làm những việc khác nhau. Việc bạn lập kế hoạch làm việc cũng sẽ không làm cho công việc của bạn bị chồng chéo. Gây cho bạn cảm giác công việc ngập đầu ngập cổ không giải quyết hết và chán nản. Đặc biệt là lập kế hoạch kinh doanh.

Hình thành những tiêu chuẩn và có động lực để hoàn thành công việc

Nếu không có kế hoạch gì, bạn sẽ không định được phương hướng. Cũng như không biết mình cần gì và nên làm gì. Lập kế hoạch giúp bạn kiểm tra xem mình đã đạt được mục tiêu hay chưa. Đồng thời có những giải pháp để điều chỉnh khi có sai sót xảy ra.

Nếu bạn không biết tự lập kế hoạch cho bản thân thì không thể xác định rõ mục tiêu cần phải đạt tới là những gì? Với năng lực của bản thân thì bạn cần phải làm gì để hoàn thành mục tiêu đó? Không có kế hoạch, bạn sẽ không biết phân chia thời gian một cách hợp lý. Mà sẽ để nó trôi qua vô ích và thực hiện thụ động trước những sự thay đổi xung quanh.

Không có kỹ năng lập kế hoạch thì sẽ ra sao? 

Không có kỹ năng lập kế hoạch thì sẽ ra sao? 
Không có kỹ năng lập kế hoạch thì sẽ ra sao?

Không phát triển bản thân theo đúng phương hướng

Việc không có kế hoạch cho bản thân cũng giống như việc bạn đến trường học mà không biết mình học cái đó để làm gì. Việc bạn cần trong tay một chiếc la bàn khi lạc trong rừng bao giờ cũng tốt hơn việc bạn tự mò đường trong rừng và không biết phương hướng. Bạn sẽ bắt đầu hoang mang, lạc lõng và hoảng sợ.

Chính vì vậy nếu bạn không tự đặt ra mục tiêu, định hướng, lập ra bản kế hoạch cho cuộc đời bạn, công việc của bạn thì bạn sẽ không thể phát triển bản thân đi đúng hướng và có hiệu quả tốt nhất được.

Không có động lực 

Trong cuộc sống có rất nhiều cám dỗ, hoặc những thử thách. Thậm chí là những tình huống bất ngờ xảy ra mà bạn không kịp ứng phó. Chính vì vậy nó sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến những công việc bạn đang làm, nó có thể kéo bạn đi theo những hướng khác. Việc bạn lập kế hoạch cá nhân giúp bạn có thêm động lực để đạt được mục tiêu mình mong muốn, tránh sa ngã, đi lạc hướng.

Kết luận

Trên đây là những thông tin chi tiết về việc lập kế hoạch cũng như quy trình lập kế hoạch mà Game Bài Đổi Thưởng.com muốn chia sẻ đến các bạn. Hy vọng với những chia sẻ này bạn đọc sẽ sắp xếp và xây dựng được cho mình một bản kế hoạch hoàn chỉnh. 

Đừng quên like share để Họa Mi Tech có thêm động lực sáng tạo thêm ngày càng nhiều những chủ đề hay ho khác. Hãy để lại bình luận bên dưới nếu bạn cần hỗ trợ thêm thông tin, giải đáp thắc mắc nhé! Cảm ơn các bạn đã theo dõi và đón đọc. 

#Source: Game Bài Đổi Thưởng

Tin Liên Quan

Top Game Bài Đổi Thưởng

1
i9BET

Nhà cái truyền thống và uy tín nhất Việt Nam. Tặng 150k free khi đăng ký. Hoàn trả lên đến 3%!

2
RIK VIP

Game Bài Đổi Thưởng Kiểu Mỹ - Đăng Ký +100k

3
B52

Game Bài Bom Tấn Đổi Thưởng - Tặng Code 50K

4
789 CLub

Game Bài Las Vegas - Tặng Code 55K miễn phí

6
TOP88

Game Bài Đổi Thưởng Uy Tín

9
ZOWIN

Game Đánh Bài Đổi Thưởng Số 1 Việt Nam

10
SUNWIN

Game Bài Đổi Thưởng Uy Tín TOP 1

Gift Code

Liên Kết Hữu Ích

Xem thêm nhà cái uy tín hàng đầu hiện nay. Cá cược uy tín tại. Ngoài ra, chúng tôi xin giới thiệu thêm nhà cái ➤ NoHu
backtotop